In Apotheken ist der Umgang mit sensiblen Daten eine alltägliche Angelegenheit. Neben den personenbezogenen Daten der Kunden müssen auch die Daten der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sorgfältig gehandhabt werden.

Zwei spezielle Bereiche, in denen Einwilligungen eine wichtige Rolle spielen, sind die Verwendung von Bildmaterial der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie die Nutzung biometrischer Daten für betriebliche Zwecke.

Verwendung von Bildmaterial oder biometrischen Daten

In Apotheken kann es vorkommen, dass Bilder der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen für verschiedene Zwecke, wie Marketingmaterialien, die Firmenwebsite oder interne Publikationen, verwendet werden sollen. In solchen Fällen muss eine Einwilligung eingeholt werden.

Ein weiterer sensibler Bereich ist die Verwendung biometrischer Daten für die Zeiterfassung oder das Freischalten von Kassensystemen (Fingerprint). Biometrische Daten sind besonders schützenswert, da sie einzigartige persönliche Merkmale einer Person betreffen. Die Daten sind als besondere Kategorien von personenbezogenen Daten nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt. Die Verarbeitung solcher Daten erfordert ebenfalls eine ausdrückliche Einwilligung.

Bedingungen für die Einwilligung

• Freiwilligkeit (Artikel 6 (1) lit. a DSGVO): Die Zustimmung muss ohne Zwang erfolgen
• Spezifität (§ 26 BDSG): Die Einwilligung muss definieren, für welche Zwecke die Datenverarbeitung erfolgt.
• Information: Es muss transparent kommuniziert werden, wie und wofür die Daten verwendet werden.
• Widerrufsmöglichkeit: Den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen muss die Möglichkeit gegeben werden, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Freiwilligkeit der Einwilligung im Arbeitsverhältnis

Die Frage, ob eine Einwilligung im Arbeitsverhältnis wirklich frei sein kann, ist komplex und wird in der Rechtspraxis oft diskutiert. Das Arbeitsverhältnis bringt eine gewisse Abhängigkeit mit sich, die die Freiwilligkeit der Einwilligung beeinflussen kann.

• Machtungleichgewicht: In einem Arbeitsverhältnis besteht naturgemäß ein Machtungleichgewicht zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Dies kann dazu führen, dass Arbeitnehmer sich gezwungen fühlen, einer Datenverarbeitung zuzustimmen, weil sie negative Konsequenzen für ihre Karriere oder Arbeitsplatzsicherheit befürchten, falls sie ablehnen.
• Kein Zwang oder Druck: Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen müssen ihre Einwilligung ohne jeglichen Druck oder Zwang erteilen. Dies bedeutet, dass die Entscheidung zur Zustimmung frei von Beeinflussung durch Vorgesetzte oder durch die Befürchtung negativer Konsequenzen im Falle einer Ablehnung erfolgen muss. In der Praxis sollte klar kommuniziert werden, dass eine Verweigerung der Einwilligung keine negativen Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis oder die Arbeitsbedingungen haben wird.
• Dokumentation der Freiwilligkeit: Die Einwilligung muss so formuliert sein, dass die Freiwilligkeit unverkennbar ist. Arbeitgeber sollten darauf hinweisen, dass bei einem Widerruf oder einer Nicht-Einwilligung keine Nachteile zu befürchten sind.
• Alternative Optionen: Um die Freiwilligkeit zu gewährleisten, müssen den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen alternative Optionen angeboten werden. Zum Beispiel könnte es eine Option geben, nicht an bestimmten Marketingaktivitäten teilzunehmen oder bei Bildaufnahmen nicht abgebildet zu werden. Anstelle eines Fingerprint-Systems könnten Passwörter verwendet werden.