Im medizinischen Alltag spielt die sorgfältige Dokumentation von Behandlungen eine zentrale Rolle. Doch wie lange müssen Patientenunterlagen aufbewahrt werden, und wann dürfen sie gelöscht werden? Wir geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten gesetzlichen Vorgaben und praktische Empfehlungen.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Ärztinnen und Ärzte sind verpflichtet, Patientenunterlagen mindestens 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren (§ 630f BGB). Für bestimmte Unterlagen gelten jedoch abweichende Fristen. So müssen beispielsweise Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen 30 Jahre lang archiviert werden.
Die 10 Jahre stellen lediglich eine Mindestaufbewahrungsfrist dar. In bestimmten Fällen – wie bei möglichen zivilrechtlichen Haftungsansprüchen – kann es sinnvoll sein, die Dokumente länger aufzubewahren.
Hier sind zentrale Aufbewahrungsfristen für ärztliche Unterlagen (Siehe auch: Ärztliche Aufbewahrungsfristen KV Niedersachsen (KVN) Stand März 2023):
| Art der Unterlagen | Aufbewahrungsfrist (Jahre) |
|---|---|
| Allgemeine Behandlungsunterlagen | |
| – Ärztliche Aufzeichnungen, Behandlungsunterlagen und Untersuchungsbefunde | 10 |
| – Arztbriefe (eigene und fremde) | 10 |
| – Einweisungen (Durchschrift) | 10 |
| – Notfall- und Vertretungsscheine (Durchschrift Muster 19) | 10 |
| Spezifische Untersuchungen und Befunde | |
| – EEG-Oszillogramme und EKG-Streifen | 10 |
| – Langzeit-EKG (Computerauswertungen) | 10 |
| – Lungenfunktionsdiagnostik (Diagramme) | 10 |
| – Sonographische Untersuchungen (Aufzeichnungen, Fotos, Prints) | 10 |
| – Laborbefunde | 10 |
| Röntgen und Strahlenschutz | |
| – Röntgenaufnahmen Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem 18. Lebensjahr bei Patienten, sodass alle Röntgenbilder von Kindern und Jugendlichen mindestens bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres aufbewahrt werden müssen. | 10 |
| – Röntgenbehandlungen/ -therapie | 30 |
| – Behandlungen mit radioaktiven Stoffen und ionisierenden Strahlen | 30 |
| Betäubungsmittel | |
| – BTM-Rezeptdurchschriften | 3 (von der letzten Eintragung an gerechnet gemäß § 13 Abs. 3 BtMVV) |
| – BTM-Karteikarten | 3 (von der letzten Eintragung an gerechnet gemäß § 13 Abs. 3 BtMVV) |
| – Betäubungsmittelbücher | 3 (von der letzten Eintragung an gerechnet gemäß § 13 Abs. 3 BtMVV) |
| Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und Überweisungsscheine | |
| – Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen | 1 |
| – Überweisungsscheine | 1 |
| Spezielle Verfahren und Gutachten | |
| – D-Arzt-Verfahren (Behandlungsunterlagen über das Durchgangsverfahren) | 15 |
| – Gutachten über Patienten | 10 |
| Blutprodukte und Transplantation | |
| – Anwendung von Blutprodukten sowie gentechnisch hergestellten Plasmaproteinen | 15 |
| – Aufzeichnungen gemäß Transplantationsgesetz | 30 |
Verjährung von Haftungsansprüchen
Nach § 199 Abs. 2 BGB verjähren zivilrechtliche Schadensersatzansprüche erst nach 30 Jahren. Die KVN empfiehlt daher, Patientenunterlagen so lange aufzubewahren, bis sichergestellt ist, dass keine Ansprüche mehr geltend gemacht werden können. Diese Vorsichtsmaßnahme kann insbesondere in Streitfällen rechtliche Vorteile bringen.
Regelmäßige Sichtung und Löschung
Eine regelmäßige Sichtung der Dokumente – mindestens einmal im Jahr – ist essenziell. Bei abgelaufener Aufbewahrungsfrist muss im Einzelfall entschieden werden, ob ein berechtigtes Interesse an einer weiteren Aufbewahrung besteht. Liegt kein Grund für eine längere Speicherung vor, verlangt der Datenschutz, die Unterlagen zu löschen.
Patientenkommunikation
Wenn ein Patient sich beschwert, weil seine Daten gelöscht wurden, sollten Ärztinnen und Ärzte wie folgt vorgehen:
- Sachliche und transparente Kommunikation:
- Erklären Sie dem Patienten, dass Sie gesetzlich verpflichtet sind, Patientenunterlagen nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen zu löschen (§ 630f BGB, DSGVO).
- Betonen Sie, dass die Löschung ein Schutzmechanismus ist, um sensible Daten vor unbefugtem Zugriff oder Missbrauch zu bewahren.
- Hinweis auf Fristen:
- Informieren Sie den Patienten über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist, die für die entsprechenden Unterlagen gegolten hat (z. B. 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung).
- Falls zutreffend, erklären Sie, warum die Daten aufgrund fehlender weiterer Verpflichtungen nicht länger aufbewahrt werden durften.
- Empathie zeigen:
- Zeigen Sie Verständnis für die Situation des Patienten und machen Sie klar, dass die Löschung nicht auf eine Nachlässigkeit, sondern auf die gesetzliche Regelung zurückzuführen ist.
- Beispiel: „Ich verstehe, dass dies für Sie unangenehm ist. Wir sind jedoch an die gesetzlichen Vorgaben gebunden und haben Ihre Daten entsprechend der Datenschutzrichtlinien gelöscht.“
- Prävention für zukünftige Beschwerden:
- Überlegen Sie, ob Sie Patienten künftig rechtzeitig über Löschfristen und -pflichten informieren können, z. B. bei der Aufnahme neuer Patienten oder im Rahmen der Datenschutzerklärung.
- Dokumentation der Kommunikation:
- Halten Sie die Beschwerde des Patienten sowie Ihre Reaktion schriftlich fest, um im Fall weiterer Nachfragen oder Beschwerden rechtlich abgesichert zu sein.
Mit einer sachlichen und offenen Kommunikation lassen sich Missverständnisse oft klären und die Situation deeskalieren.
Beratung im Datenschutz
Gerne beraten wir Sie hierzu und zu weiteren Themen im Datenschutz in der Arztpraxis. Sprechen Sie uns als externe Datenschutzbeauftragte für Arztpraxen an. Sie erreichen uns unter 0511/37388134 oder per Mail über datenschutzbeauftragter@datenschutzundgesundheit.de. Wir freuen auf Ihre Anfrage.
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