Immer mehr Arztpraxen bieten Ihren Mitarbeitern an, im Homeoffice zu arbeiten. Weil dabei sensible Gesundheitsdaten verarbeitet werden, ist ein gutes Datenschutz-Konzept erforderlich.
Noch mehr Fragen zum Datenschutz? Gerne unterstützen wir Sie als externer Datenschutzbeauftragter für Ärzte und Arztpraxis
1. Arbeitsplatz: Vertraulichkeit wahren
Um die Vertraulichkeit zu wahren, sollten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Praxis zuhause einen eigenen Raum oder ein Büro nutzen können. Idealerweise sollte er abschließbar sein. Sollte dies nicht möglich sein, sind abschließbare Schränke oder Rollcontainer eine gute Alternative. Patientendaten und andere sensible Informationen sollten sicher aufbewahrt werden können.
2. IT: Keine privaten Geräte
Eine private Verwendung der Geräte der Arztpraxis ist nicht erlaubt. Die verwendeten Geräte müssen durch starke Passwörter und, wenn möglich, durch Zwei-Faktor-Authentifizierung gesichert sein. Zum Schutz sensibler Patientendaten müssen Bildschirme so positioniert werden, dass sie von Unbefugten nicht eingesehen werden können. Ein Blickschutzfilter kann hierbei zusätzlich unterstützen. Alle datenverarbeitenden Geräte sollten regelmäßig Updates und Patches erhalten, um Sicherheitslücken zu schließen. Eine regelmäßige Datensicherung gemäß einem standardisierten Backup- und Recovery-Verfahren ist ebenfalls unerlässlich. Alle wichtigen Daten sollten regelmäßig gesichert werden und im Falle eines Datenverlusts schnell wiederhergestellt werden können.
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3. Kommunikation: Verschlüsselte Verbindungen
Telefonate oder Videokonferenzen mit sensiblen Inhalten sollten in einer Umgebung stattfinden, die gewährleistet, dass Haushaltsmitglieder oder Nachbarn diese nicht mithören können. Digitale Assistenten, die auf Sprachbefehle reagieren, sollten ausgeschaltet werden, um unbeabsichtigte Datenlecks zu vermeiden.
Für den Schutz sensibler Daten während der Übertragung empfiehlt sich die Nutzung von End-zu-Ende-Verschlüsselung. Diese stellt sicher, dass Daten während ihrer Übermittlung vor unbefugtem Zugriff geschützt sind und nur von autorisierten Empfängern entschlüsselt werden können.
Verbindung sollten ausschließlich über eine angemessen abgesicherte Verbindung, z. B. sogenanntes Virtual Private Network (VPN), erfolgen. WiFi-Zugänge müssen mit einem sicheren Passwort abgesichert sein. Mobile Geräte sollten als Schutz gegen Diebstahl oder sonstigen Verlust standardmäßig verschlüsselt sein.
4. Geräte und Dokumente
Dienstliche Geräte dürfen nicht mit privater Hardware verbunden werden. Ebenso sollte die Nutzung privater Geräte für dienstliche Zwecke strikt vermieden werden, um das Risiko einer Kreuzkontamination von Daten zu minimieren. Papierdokumente sollten sicher zwischen Arbeitsstätte und Homeoffice transportiert werden. Empfehlenswert sind verschließbare Behälter. Die dienstlichen Unterlagen dürfen nicht im privaten Papiermüll entsorgt werden, sondern müssen sicher entsprechend des Datenschutzes vernichtet werden. Für Gesundheitsdaten gilt die Schutzstufe P4 und höher.
5. Datenschutzschulungen
Regelmäßige Schulungen für alle Mitarbeitenden, die im Homeoffice arbeiten, sind unverzichtbar, um sie über die Risiken und die korrekte Handhabung von Patientendaten aufzuklären. Dies schließt die sichere Handhabung von Kommunikationstechnologien und Datenspeichern ein.
