Ist die Lohnabrechnung über den Steuerberater eine Auftragsverarbeitung? Diese Frage beschäftigte lange Zeit zahlreiche Unternehmen und Datenschutzexperten.

Lohnabrechnung: Klassische Auftragsverarbeitung

Die Lohnabrechnung ist ein klassiches Beipiel für eine Auftragsverarbeitung. Sie erfolgt ausschließlich nach Angaben des Auftraggebers, also Arbeitgebers, und betrifft etwa den Zeitpunkt der Zahlung und die Vergütung selbst. Bei dieser Dienstleistung findet kein eigenverantwortliches Handeln statt. Dies entspricht ganz der Definition einer Auftragsverarbeitung nach der Auftragnehmer die Daten ohne eigene Entscheidungskompetenz nach Weisung gleichsam als „verlängerter Arm“ des Verantwortlichen verarbeitet. Liegt eine Auftragsverarbeitung vor, muss ein Vertrag über eine Auftragsverarbeitung abgeschlossen werden.

Steuerberatung ist keine Auftragsverarbeitung

Steuerberatern sind durch ihren unabhängiger Status nicht weisungsgebunden. „Klassische“ Steuerberatung, etwa die Anfertigung einer Steuererklärung, ist damit keine Auftragsverarbeitung. Die Steuerberater erbringen eine eigenverantwortliche Dienstleistung.

Bisher kam es darauf an

Die Lohnbuchhaltung durch den Steuerberater hat aus den oben genannten Gründe lange Zeit für viel Konflikt gesorgt. Während der Deutsche Steuerberaterverband fast schon naturgemäß keine Auftragsverarbeitung annahm, wurde dies von der großen Masse von Datenschutzexperten anders gesehen: Im Zweifel und schon mit Blick auf mögliche Bußgelder wurde eine Auftragsverarbeitung angenommen.

Gesetzliche Neuregelung schafft Klarheit

Eine Gesetzesänderung schaffte Klarheit. Nun heißt es in § 11 Abs. 2 StBerG:

Die Personen und Gesellschaften nach § 3 sind bei Verarbeitung sämtlicher personenbezogener Daten ihrer Mandanten Verantwortliche gemäß Artikel 4 Nummer 7 der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679.

§ 11 Abs. 2 StBerG

Steuerberater sind also bei allem was sie tun Verantwortliche im Sinne der DSGVO – und können damit gar nicht Auftragsverarbeiter sein.

Keine Auftragsverarbeitung bei Lohnabrechnungen

Die Änderungen im Steuerberatungsgesetz legen fest, dass Steuerberater ihre Dienstleistungen weisungsfrei erbringen. Diese Unabhängigkeit schließt eine Einstufung als Auftragsverarbeiter aus, selbst wenn es sich um die Lohnabrechnung für Mandanten handelt. Diese Regelung impliziert, dass eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit Steuerberatern nicht notwendig ist.

Folgen für Arztpraxen und Apotheken

Arztpraxen und Apotheken müssen sich nicht mehr um Auftragsverarbeitungsverträge mit ihren Steuerberatern kümmern. Andere Dokument wie die Datenschutzerkärung müssen aber auch von Steuerberatern vorgehalten werden.